Құжаттарды заңдастыру құжаттарды басқа мемлекетте пайдалану мақсатында лауазымды адамның қойған қолы мен құжаттардағы мөрдің төл нұсқалығын белгілеу және куәландыру болып табылады.

Құжаттарды заңдастыруды:

1) Қазақстан Республикасының аумағында – ҚР Сыртқы істер министрлігінің Консулдық қызмет департаменті (бұдан әрі – Консулдық қызмет департаменті);

2) Қазақстан Республикасынан тыс жерлерде – ҚР шетелдердегі мекемелері (бұдан әрі – шетелдегі мекемелері) жүзеге асырады.

Заңдастыру бойынша функциялар:

1) Консулдық қызмет департаментiнде дипломатиялық қызметтің уәкілетті қызметкерлеріне (бұдан әрi – уәкілетті қызметкер);

2) шетелдегі мекемелерде – консулдық лауазымды адамдарға (бұдан әрі – консул) жүктеледі.

Құжаттарды заңдастырғаны үшін "Салық және бюджетке төленетін басқа да міндетті төлемдер туралы" 2017 жылғы 25 желтоқсандағы ҚР Кодексінің (Салық кодексі)" (бұдан әрі – Салық кодексі) 628-бабында көзделген жағдайларды қоспағанда, Салық кодексінің 627-бабына сәйкес консулдық алым алынады.

ҚР бекіткен халықаралық шарттардың Қазақстан Республикасының заңдарынан басымдығы болады. ҚР қатысушысы болып табылатын халықаралық шарттардың ҚР аумағында қолданылу тәртібі мен талаптары ҚР заңнамасында айқындалады.

Құжаттарды заңдастыру тәртібі

Құжаттарды заңдастыру үшін жеке немесе заңды тұлға (бұдан әрі - өтініш беруші) консулдық қызмет департаментіне немесе шетелдік мекемеге келесі құжаттарды қоса бере отырып, еркін нысанда өтініш береді:

Жеке тұлға үшін:

1. жекебасын куәландыратын құжаттың көшірмесі (тұп нұсқасын салыстырып тексеру үшін);
2. заңдастыруға жататын құжат;
3. консулдық алымның төленгенін растайтын құжаттың түпнұсқасы;

заңды тұлға үшін:

1. өкілетті тұлғаның жекебасын куәландыратын құжаттың көшірмесі (тұпнұсқасын салыстырып тексеру үшін);
2. заңдастыруға жататын құжат;
3. консулдық алымның төленгенін растайтын құжаттың түпнұсқасы;
4. құрылтай құжаттардың көшірмелері (тұп нұсқасын салыстырып тексеру үшін);
5. өкілеттікті растайтын құжаттың көшірмесі (тұп нұсқасын салыстырып тексеру үшін).

Заңдастыруға құжаттардың тұпнұсқалары, сондай-ақ олардың нотариалдық куәландырылған көшірмелері қабылданады.

Шетелдік ұйымдар мен мекемелер берген құжаттар мемлекеттік немесе орыс тіліне аударылып, нотариалды куәландырылуы керек.

ҚР нотариустары куәландырған және Қазақстан Республикасының тысқары жерлерде әрекет жасауға арналған құжаттар ҚР Әділет министрінің 2012 жылғы 31 қаңтардағы № 32 бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 7445 тіркелді) бекітілген Нотариаттық іс жүргізу жөніндегі ереженің 10-тарауында бекітілген талаптарға сәйкес болуы тиіс.

Құжаттарды заңдастыру өтініш берілген күннен бастап 3 жұмыс күн ішінде жүзеге асырылады, ал қосымша зерделеу немесе тексеру жүргізу қажет болған жағдайда, мерзім күнтізбелік 30 күннен аспайтын мерзімге дейін ұзартылуы мүмкін.

Консулдық қызмет департаменті:

1. ҚР тыс жерлерде ұсынылатын құжаттарды куәландыру бойынша әрекеттерді жасауға ҚР уәкілетті ұйымдары мен мекемелерiнің, нотариустардың және тұлғалардың шығыс құжаттарын;
2. егер олар құжат шыққан шет мемлекеттің ҚР аккредиттелген дипломатиялық өкілдігінде немесе консулдық мекемесiнде оларалдын ала заңдастырылған болса, шетелдi кұйымдар мен мекемелердің шығыс құжаттарын;
3. егер олар құжат шыққан шет мемлекеттің ҚР аккредиттелген және қоса атқаруы бойынша өкілдікті ҚР жүзеге асыратын дипломатиялық өкілдігінденемесе консулдық мекемесiнде алдын ала заңдастырылған болса, шетелдiк ұйымдар мен мекемелердің шығыс құжаттарын заңдастырады.

Консулдық қызмет департаменті құжаттарды заңдастыруды жүзеге асыру үшін:

1. құжаттарды куәландыру бойынша әрекеттерді жасауға Қазақстан Республикасының уәкілетті мемлекеттік органдарының лауазымды тұлғалары мен нотариустардың;
2. ҚР аккредиттелген шетелдік дипломатиялық өкілдіктер мен консулдық мекемелерде құжаттарды заңдастыруға уәкілетті лауазымды тұлғалардың қолтаңбалары мен мөрлердiң үлгiлерiн пайдаланады.

Тиісті қолтаңба және мөр үлгілері болмаған жағдайда Консулдық қызмет департаменті құзыретті органға сұраныс жолдайды.

Заңдастыруға ұсынылған құжаттың Қағидаларға сәйкестігіне көз жеткiзген уәкілетті қызметкер нысан бойынша құжаттың өзіне Консулдық қызмет департаментінің заңдастыру жазбасын қою арқылы құжатты заңдастырады.

Консул заңдастыруға:

1. егер оларалдын ала болатын елінің заңнамасына сәйкес заңдастырылған болса, болатын мемлекеттің билеушілерінің;
2. егер олар болатын елінде аккредиттелген шет мемлекеттің дипломатиялық өкілдігінде немесе консулдық мекемесінде заңдастырылған болса, шетелдік ұйымдар мен мекемелердің;
3. ҚР ұйымдары мен мекемелерiнің және Қазақстан Республикасынан тыс жерлерде ұсынылуға арналған шығыс құжаттарын қабылдайды.

Құжаттарды заңдастыруды жүзеге асыру үшін консул:

1. болатын мемлекетінің ұйымдары мен мекемелерінің шығыс құжаттарын заңдастыруға болатын мемлекетінің биліктегі уәкілетті лауазымды тұлғаларының;
2. болатын мемлекетінде аккредиттелген шет мемлекеттердің дипломатиялық өкілдіктерінің және консулдық мекемелерінің заңдастыруға уәкілетті лауазымды тұлғаларының қолтаңбалары мен мөр үлгілерін пайдаланады.

Тиісті қолтаңба және мөр үлгілері болмаған жағдайда шетелдегі мекеме құзыретті органға сұраныс жолдайды.

Жекелеген азаматтардан, ұйымдардан және мекемелерден ҚР аумағында әзiрленген, бiрақ Консулдық қызмет департаментiнде заңдастырылмаған құжаттар келiп түскен кезде консул құжаттардағы қолтаңба мен мөрдің төлнұсқалығын анықтау мақсатында мұндай құжаттарды Консулдық қызмет департаментіне жiбереді. Оң жауап алынған жағдайда, консул аталған құжаттарды Қағидалармен көзделген тәртiпте заңдастырады.

ҚР құжат сұрату тәртiбi бойынша ҚР әзiрленген, бiрақ Консулдық қызмет департаментiнде заңдастырылмаған құжаттар консулға келiп түскен жағдайларда және егер болатын мемлекеттiң заңнамасы бойынша мұндай құжаттарды заңдастыру талап етілсе, консул оларды заңдастырады.

Заңдастыруға ұсынылған құжаттың Қағидаларға сәйкестігіне көз жеткiзген консул нысанға сәйкес құжаттың өзіне Консулдық қызмет департаментінің заңдастыру жазбасын қою арқылы құжатты заңдастырады.

Егер өтініш беруші Қағиданың осы тармағында көзделген тізімге сәйкес құжаттардың толық емес пакетін және (немесе) мерзімі өткен құжаттарды ұсынған болса, уәкілетті қызметкер немесе консул өтінішті қабылдаудан бас тартады және құжаттарды қабылдаудан бас тарту туралы қолхат береді.

Заңдастыру жазбасы құжатқа, ал құжатта орын болмаған жағдайларда, ол жазба қоса тiркелетiн, заңдастыруды жасаған адамның мөрi мен қолы қойылған жеке парақта жасалады.

Заңдастыру жазбасын мастикалы мөртабанмен жасауға рұқсат етіледі.