В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства, и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль). Согласно статье 5 Конвенции апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.
Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской Конвенции. 

В соответствии с Постановлением Правительства РК № 545 от 24 апреля 2001 года в качестве организаций, обладающих полномочиями по проставлению апостиля определены следующие государственные органы:

• Министерство юстиции РК 
• Министерство образования и науки Республики Казахстан 
• Министерство внутренних дел Республики Казахстан 
• Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан
• Комитет по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан 
• Министерство финансов Республики Казахстан 
• Генеральная Прокуратура Республики Казахстан 
• Министерство обороны Республики Казахстан 
• Комитет национальной безопасности Республики Казахстан

Как узнать: нужна консульская легализация или апостиль?
Если страна, в которой предполагается использовать документ, является участницей Гаагской конвенции 1961 года - значит нужен штамп "апостиль". В противном случае - консульская легализация.

В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую должен представляться легализованный документ, т.к. иногда даже в пределах одного государства разные органы предъявляют разные требования к легализации иностранных документов. Поэтому вам необходимо  уточнять требования к виду легализации в органе, в который собираетесь подавать легализованный документ.

Что такое апостиль?

Проставление штампа "апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "апостиль". 

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции. 

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участницей Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РК, органах МИД РК, а затем в консульстве страны назначения в РК. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РК (с недавних пор входит в состав Национальной экономической палаты Казахстана "Атамекен"), а затем в консульстве страны назначения. 

Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты: