На каждого представляемого к государственной награде составляется наградной лист установленного образца . В наградном листе излагаются данные, характеризующие личность награждаемого, общий трудовой стаж работы в отрасли и в данном коллективе, его конкретные заслуги, сведения об эффективности и качестве работы; для лиц, занятых на производстве, основные результаты работы, а также указывается награда, которой он может быть отмечен. Наградной лист подписывается руководителем организации.
Наградной лист на первого руководителя подписывается руководством вышестоящего органа. Наградные листы скрепляются печатями тех организаций, руководителями которых они подписаны.
На многодетную мать, представляемую к соответствующей награде, заполняется наградной лист установленного образца. Наградные листы заполняются: для работающих матерей - по месту работы; для работающих вне трудового коллектива и для неработающих матерей - акиматами и заверяются их подписью и печатью. Наградной лист заполняется на основании личных документов матери и детей, а на детей, пропавших без вести или погибших, представляются справки или другие подтверждающие документы соответствующих органов. Справки, подтверждающие наличие детей, действительны в течение 1-го года. Наградной лист заполняется в одном экземпляре к которому прилагаются две фотографии представляемых:
к присвоению звания «Халық каһарманы» размером 4х5см; к присвоению почетных званий – фото на 3х4см с указанием фамилии и инициалов на оборотной стороне.
Неправильно оформленные наградные материалы к рассмотрению не принимаются. В случае выдвижения кандидатуры для награждения трудовым коллективом наградной лист и ходатайство коллектива о награждении направляются в соответствующие исполнительные органы или министерства, агентства, государственные комитеты, военные ведомства и другие органы, которые рассматривают поступившие материалы и готовят представления.
Представления на имя Президента РК вносятся:

1. На работников организаций вне зависимости от форм собственности, местных государственных органов, представителей региональных общественных объединений - Акимами областей, городов Астана и Алматы. 
2. На работников центральных государственных органов, органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту РК, республиканских творческих союзов и общественных объединений - руководителями этих организаций.
3. на первых руководителей центральных государственных органов, органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту РК, Акимов и секретарей маслихатов областей, городов Астана и Алматы - Парламентом и Правительством РК.

Представление на каждого рекомендуемого к награждению готовится отдельно.

Порядок возбуждения ходатайств о награждении военнослужащих и сотрудников Министерства обороны, Министерства внутренних дел, Комитета национальной безопасности, Республиканской гвардии, Службы охраны Президента РК, а также гражданского контингента этих органов определяется их руководством. Предложения о награждении граждан РК, работающих за рубежом, а также иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за границей, представляются Министерством иностранных дел РК либо другими министерствами, государственными комитетами, иными центральными исполнительными органами по согласованию с МИД РК.
Представления к награждению иностранных граждан, проживающих на территории республики, производятся на общих основаниях.
Для предварительного рассмотрения и подготовки предложений по наградам при Президенте РК создается Комиссия по государственным наградам.
О результатах рассмотрения Комиссией ходатайства о награждении сообщается органу, представившему кандидатуру в устной форме.
Жалобы и заявления граждан на решение Комиссии по награждению или отказу в награждении не рассматриваются.

Лица, удостоенные государственных наград РК, должны обеспечить их сохранность. В случае утери государственных наград и документов к ним награжденные сохраняют свои права на награды.
Дубликаты ордена "Алтын Қыран", Золотой звезды, орденов, медалей и нагрудных знаков отличия взамен утраченных, как правило, не выдаются. В виде исключения они могут быть выданы решением Комиссии по государственным наградам при Президенте РК только в случаях утраты их в результате пожаров,землетрясений и других стихийных бедствий, когда награжденный не мог предотвратить их утрату.
      Дубликаты документов о награждении в случае их утери выдаются решением Комиссии по государственным наградам по ходатайству местных исполнительных органов.
Ордена, медали, нагрудные знаки к почетным званиям РК умерших награжденных граждан и награжденных посмертно, а также документы об их награждении унаследуют родственники на хранение как память.
      С согласия наследников умершего его награды и документы о награждении могут быть переданы музеям для хранения и экспонирования.
      Если у умершего нет наследников, его награды идокументы о награждении возвращаются Президенту РК.
Согласно 39-1 ст. Закона РК Граждане РК, иностранные граждане и лица без гражданства, награжденные государственными наградами, имеют право вывозить эти награды за границу Республики при наличии документов о награждении.
Порядок вывоза государственных наград из драгоценных металлов определяется законодательством РК.

Лишение государственных наград производится Президентом РК  в случае осуждения награжденного за преступление по представлению суда на основании  закона. Лишение государственных наград влечет за собой их возврат  и документов  Президенту РК.
Граждане, незаконно осужденные и реабилитированные полностью, по решению суда восстанавливаются в правах на государственные награды Президентом РК.
Запрещается учреждение и изготовление орденов и медалей, нагрудных знаков и документов к ним, а также Почетной грамоты, имеющих по внешнему виду сходство с государственными наградами РК.
Покупка, продажа, обмен или иная возмездная передача ордена, медали и нагрудного знака к почетному званию РК, а также совершение иных незаконных действий по отношению к государственным наградам влекут установленную законом ответственность.